Huishoudelijk Reglement & Privacy statement

Artikel 5 – Facturatie

1. De penningmeester is verantwoordelijk voor de inning van de contributie volgens onderstaand schema:
   Januari – Verzenden factuur met betaaltermijn van 30 dagen
   Februari / maart – 1e herinnering (31-45 dagen na eerste factuur) met betaaltermijn van 14 dagen
   Februari – april – 2e herinnering (15-30 dagen na 1e herinnering) met betaaltermijn van 7 dagen+ administratiekosten
   April / mei – Start incasso procedure + incassokosten
2. De penningmeester kan afwijken van dit schema, zulks ter beoordeling en goedkeuring van het bestuur.
3. Facturen worden per e-mail verzonden. E-mails die in een spam-box belanden, worden geacht te zijn afgeleverd. Leden zijn er zelf verantwoordelijk voor om te controleren dat de email met de factuur niet in hun spam-box belandt.
4. Facturen worden geadresseerd op de bedrijfsnaam en het adres zoals aangegeven in de ledenadministratie, die een lid online in kan zien en kan wijzigen. Leden zijn er zelf verantwoordelijk voor dat de gegevens in de (online) ledenadministratie correct zijn en dienen eventuele wijzingen zelf online door te voeren dan wel – indien dat om wat voor reden dan ook niet mogelijk is – tijdig aan te geven aan het bestuur via info@dwire.nl. De penningmeester is gerechtigd om €20 administratiekosten te berekenen voor het wijzigen van een factuuradres of bedrijfsnaam, na het verzenden van de factuur.

Artikel 6 – Opzegging lidmaatschap

1. Opzegging van het lidmaatschap kan slechts tegen het einde van een kalenderjaar. Opzegging geschiedt door een schriftelijke kennisgeving (per e-mail info@dwire.nl) aan het bestuur, welke kennisgeving vóór 1 december van het lopende boekjaar in het bezit van het bestuur dient te zijn. Het lid is verantwoordelijk voor het tijdige ontvangst van de opzegging.
2. De opzegging van het lid is uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk door het bestuur is bevestigd.
3. Bij opzegging gedurende het boekjaar blijft de contributie voor het gehele boekjaar geheel verschuldigd.

Artikel 7 – Procedure aan- en afmelding activiteiten/evenementen

1. Communicatie over activiteiten/evenementen verlopen onder meer via e-mail, de nieuwsbrief, de LinkedIn-pagina (https://www.linkedin.com/groups/2667725/) en de website.
2. Aanmelden voor een activiteit/evenement dienen bij voorkeur te geschieden via de website, tenzij dit om technische redenen niet mogelijk is. In dat geval kan deze persoon zich aanmelden per e-mail (info@dwire.nl).
3. Indien voor bepaalde activiteiten slechts plek is voor een maximaal aantal deelnemers dan zal dit worden medegedeeld in de uitnodiging. Plaatsing van de inschrijving geschiedt dan op basis van volgorde van binnenkomst waarbij leden voorrang genieten boven introducees. Bij over inschrijving zal een wachtlijst worden gehanteerd.
4. DWIRE maakt het mogelijk om potentiële leden, zgn. introducees, één keer vrijblijvend en kosteloos te laten kennismaken met het netwerk tijdens één activiteit/evenement. Introducees kunnen worden aangemeld door een bestaand lid of een geïnteresseerde kan zich rechtstreeks richten tot het bestuur.
5. Aan- en afmelden voor een activiteit kan tot uiterlijk de datum die wordt genoemd in de uitnodiging voor de desbetreffende activiteit, onder andere in verband met het doorgeven van het aantal deelnemers aan de catering. Bij latere aan- en afmeldingen beslist het bestuur.
6. Na sluiting van de inschrijftermijn kan men zich nog per e-mail richten tot het bestuur. Er zal dan gekeken worden of het alsnog mogelijk is om deel te nemen. Deelname kan dan niet worden gegarandeerd.
7. Aan een aanmelding kunnen geen rechten worden ontleend; pas na ontvangst van een bevestiging (per e-mail), is de deelname definitief.
8. Iedereen die zich heeft aangemeld wordt verwacht aanwezig te zijn op de activiteit.
9. Indien een deelnemer zich voor een activiteit had aangemeld en zonder zich tijdig af te melden niet komt opdagen, dan geldt dit als een no-show. Er kunnen gemaakte kosten per niet-verschenen lid in rekening worden gebracht, mits dit in de uitnodiging staat vermeld.
10. Het bestuur heeft de bevoegdheid om van bovenstaande procedure af te wijken.

Artikel 8 – Commissies

1. Behoudens de kascommissie (zie artikel 12 van de statuten) is het bestuur – conform artikel 17 van de statuten – bevoegd commissies in te stellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies vast te leggen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het bestuur.
2. De commissie benoemt zelf een voorzitter van de commissie, die communiceert met en rapporteert aan het bestuur.
3. Het bestuur is bevoegd om de door commissies gemaakte kosten voor vergaderingen te vergoeden. Het bestuur zal – in overleg met de desbetreffende commissie – aangeven voor welk bedrag er jaarlijks maximaal mag worden gedeclareerd aan verblijfkosten. Hierbij wordt in ieder geval uitgegaan van de volgende maximumbedragen en aantallen:

   175 euro per commissielid per jaar. Dit bestaat uit vergaderkosten (hapjes, drankjes, diner) en eventueel gemaakte parkeerkosten.
   
   De commissie dient een daarvoor bestemd declaratieformulier met de factuur/bon met vermelding van de aanwezige commissieleden, activiteit en bankrekeningnummer van de persoon aan wie het gehele bedrag kan worden overgemaakt, aan de penningmeester te sturen.
   

4. De reis- en parkeerkosten van een commissielid komt voor rekening van het commissielid zelf, tenzij het past binnen het gestelde budget in art. 8 lid 3 en tenzij andersluidende afspraken zijn gemaakt met het bestuur.
5. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behou­dens tussentijds bedanken, voor drie jaar of tot de op­dracht is vol­bracht of ingetrokken.
6. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastge­legd.
7. Elke commissie rappor­teert ten minste twee keer per kalen­der­jaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het or­gaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
8. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of ten­ minste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
9. Een commissie is verantwoording schuldig aan de bestuurder die de portefeuille houdt waar de desbe­tref­fende commissie onder valt.

Artikel 9 – Kosten bestuur

1. De door het bestuur gemaakte reis- en verblijfkosten voor vergaderingen of anderszins zullen worden vergoed door de vereniging. Hierbij zal worden uitgegaan van de volgende maximumbedragen en aantallen:

   350 euro per bestuurslid per jaar. Dit bestaat uit vergaderkosten (hapjes, drankjes, diner) en eventueel gemaakte parkeerkosten.

2. De door het bestuur noodzakelijk gemaakte reiskosten, komen niet voor vergoeding in aanmerking, tenzij het past binnen het gestelde budget in art. 9 lid 1 en tenzij vooraf anders is vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

Artikel 10 – Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

1. Het bestuur draagt er zorg voor dat er op kosten van de vereniging een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering – eventueel aangevuld met een rechtsbijstandsverzekering – wordt afgesloten.

Artikel 11 – Attenties

1. Bij evenementen wordt voor actieve leden, sprekers, organisatoren en andere betrokkenen, een attentie verstrekt voor een bedrag van maximaal € 25,- per attentie, met uitzondering van die personen die voor hun bijdrage reeds een (geldelijke) vergoeding krijgen. Het bestuur bepaalt – eventueel in overleg met een commissie – de hoogte van de attentie en aan wie er een attentie wordt verstrekt.
2. Attenties worden niet verstrekt in geld, maar in de vorm van goederen (denk aan: bloemen, wijn, waardebon). Het geven of krijgen van een attentie is geen automatisme. Men kan hier geen rechten aan ontlenen. Het bestuur beslist, na overleg met de leden die het evenement organiseren, per gebeurtenis wie wel en wie geen attentie krijgt.

Artikel 12 – Sponsoring

1. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 13 – Privacy Richtlijn

1. De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De vereniging verwerkt de persoonsgegevens van de leden omdat de leden deze zelf aan de vereniging hebben verstrekt.
2. Contactgegevens: info@dwire.n
3. De volgende persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt:
   a. Voor- en achternaam
   b. Bedrijfsnaam en functie
   c. Geslacht
   d. E-mailadres
   e. Correspondentie adres
4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit regelement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit regelement beschreven doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt als:
   a. De betrokkene voor de verwerking toestemming heeft gegeven;
   b. Foto’s en NAW gegevens worden geplaatst in mailings en op onze website, tenzij de betrokkene hier bezwaren tegen heeft.
5. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die de vereniging (niet) verwerkt, zijn informatie over iemands godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, BSN-nummer of strafrechtelijke informatie.
6. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@dwire.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
7. De vereniging vraagt elk lid om toestemming bij aanmelding via de DWIRE website als lid, om haar persoonsgegevens op de website op te slaan, toegankelijk te maken voor de overige leden via een login code om toegang te kunnen krijgen tot de ledenlijst en aan te wenden voor de DWIRE gerelateerde doelstellingen.
8. De vereniging verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doelen:
   a. Verzenden van onze nieuwsbrief.
   b. Het factureren van lidmaatschapsgeld en indien van toepassing, overige te innen gelden betrekking hebbend op DWIRE evenementen en/of sponsor activiteiten.
   c. Informatieverstrekking en in het bijzonder voor uitnodigingen voor bijeenkomsten zoals de ALV.
   d. Het ontvangen van email berichten van DWIRE betrekking hebbende op een nieuwsbrief, uitnodiging en vastgoed-branche gerelateerde algemene informatie.
   e. Plaatsen van foto’s van evenementen op de website.
9. De vereniging neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van de vereniging) tussen zit. De vereniging gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
   Windows office pakket, WordPress en Mailchimp. Als er informatie via de mail gedeeld worden met meerdere personen tegelijkertijd, dan zullen de begunstigden vermeld staan in de BCC, zodat email adressen niet algemeen bekend worden.
10. De vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. De vereniging hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: zolang een persoon lid is van de vereniging. Indien het lidmaatschap van een lid is geëindigd, zal de vereniging de persoonsgegevens niet langer dan 6 maanden bewaren (in verband met de afhandeling van eventuele niet-betaalde facturen), behalve als de wet een ander termijn aangeeft.
11. De vereniging verkoopt de persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de organisatie van events voor de vereniging of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De vereniging gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. De vereniging verstrekt geen informatie aan leden onderling, tenzij het lid waarvan deze informatie verstrekt wordt hier uitdrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.
12. Leden hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben leden het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de vereniging en hebben leden het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat leden bij de vereniging een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens waarover de vereniging van de leden beschikt in een computerbestand naar dat lid of een ander, door het lid genoemde organisatie, te sturen. Een lid kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@dwire.nl. De vereniging wil de leden er tevens op wijzen dat leden de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap
13. De vereniging neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking (datalekken) en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als een lid de indruk heeft dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@dwire.nl.

Artikel 14 – Slotbepalingen

1. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
2. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement behoeft de gewone meerderheid van de algemene vergadering.
3. Bij strijdigheid tussen de statuten en dit huishoudelijk reglement, prevaleren de statuten.
4. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.