Huishoudelijk Reglement & Privacy statement

Vastgesteld door de algemene ledenvergadering van 25 juni 2019

 

Algemene bepalingen

Artikel 1

  1. De vereniging, genaamd Dutch Women in Real Estate, hierna te noemen "de vereni­ging" of “DWIRE” is bij notariële akte opgericht op 19 maart 2008 en is gevestigd te Den Haag.
  2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbre­kelijke samen­hang met de statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële akte op 23 juni 2008. De statuten zijn te vinden op de website www.dwire.nl.

 

Leden en procedure inschrijven lidmaatschap

Artikel 2

  1. De vereniging bestaat uit:

- gewone leden

- ereleden

- begunstigde leden

  1. Alleen personen van het vrouwelijke geslacht die in ruime mate werkzaam zijn in het vastgoed worden toegelaten tot gewoon lid.
  2. Kandidaat-leden kunnen als gewoon lid of begunstigd lid toetreden tot DWIRE door een volledig ingevuld lidmaatschapsformulier via de website (dwire.nl) van de vereniging in te vullen en online te verzenden.
  3. Het bestuur beslist over de toelating van de gewone leden en de begunstigde leden.
  4. Bij niet-toelating tot gewoon lid door het bestuur, kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
  5. De secretaris, of een ander bestuurslid, bevestigt het lidmaatschap aan de kandidaat-lid. Het lidmaatschap gaat in op het moment van verzending van deze bevestiging.
  6. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, factuur- en emailadressen, bedrijfsnamen en beroepen van de leden zijn opgenomen.

 

Gewoon lidmaatschap

Artikel 3

  1. Leden zijn er zelf voor verantwoordelijk dat hun contactgegevens bij het bestuur bekend zijn, in het bijzonder hun factuur- en e-mailadres. Eventuele wijzigingen dienen leden zelf via de online ledenlogin te verwerken, dan wel –indien dat om wat voor reden dan ook niet mogelijk is – tijdig aan te geven aan het bestuur via info@dwire.nl.
  2. Gewone leden betalen een jaarlijkse contributie (zie artikel 4).

 

Contributie

Artikel 4

  1. De hoogte van de contributie bedraagt €125 per jaar. Een kandidaat-lid die na 30 juni van een kalenderjaar lid wordt is gedurende het eerste jaar een contributie van €62,50 verschuldigd. Een wijziging van de contributie kan worden vastgesteld door de algemene vergadering.
  2. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
  3. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigings­jaar eindigt, blijft niette­min de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.
  4. Bij niet betalen voor het verstrijken van de termijn die is genoemd op de eerste herinnering, zijn €20 administratiekosten verschuldigd.
  5. Bij niet betalen vóór het verstrijken van de termijn die is genoemd op de tweede herinnering, is de penningmeester gerechtigd de inning van de contributie uit handen te geven aan een incassobureau in welk geval de incassokosten zullen worden verhaald op het desbetreffende lid.

 

Facturatie

Artikel 5

  1. De penningmeester is verantwoordelijk voor de inning van de contributie volgens onderstaand schema:

 

Januari Verzenden factuur met betaaltermijn van 30 dagen
Februari / maart 1e herinnering (31-45 dagen na eerste factuur) met betaaltermijn van 14 dagen
Februari - april 2e herinnering (15-30 dagen na 1e herinnering) met betaaltermijn van 7 dagen

+ administratiekosten

April / mei Start incasso procedure

+ incassokosten

 

  1. De penningmeester kan afwijken van dit schema, zulks ter beoordeling en goedkeuring van het bestuur.
  2. Facturen worden per e-mail verzonden. E-mails die in een spam-box belanden, worden geacht te zijn afgeleverd. Leden zijn er zelf verantwoordelijk voor om te controleren dat de email met de factuur niet in hun spam-box belandt.
  3. Facturen worden geadresseerd op de bedrijfsnaam en het adres zoals aangegeven in de ledenadministratie, die een lid online in kan zien en kan wijzigen. Leden zijn er zelf verantwoordelijk voor dat de gegevens in de (online) ledenadministratie correct zijn en dienen eventuele wijzingen zelf online door te voeren dan wel – indien dat om wat voor reden dan ook niet mogelijk is – tijdig aan te geven aan het bestuur via info@dwire.nl. De penningmeester is gerechtigd om €20 administratiekosten te berekenen voor het wijzigen van een factuuradres of bedrijfsnaam, na het verzenden van de factuur.

 

Opzegging lidmaatschap

Artikel 6

  1. Opzegging van het lidmaatschap kan slechts tegen het einde van een kalenderjaar. Opzegging geschiedt door een schriftelijke kennisgeving, per brief of per e-mail, aan het bestuur, welke kennisgeving voor 1 december van het lopende boekjaar in het bezit van de secretaris dient te zijn. Het lid is verantwoordelijk voor de tijdige ontvangst van de opzegging.
  2. De secretaris of zijn vervanger bevestigt de opzegging van het lid.
  3. Bij opzegging gedurende het boekjaar blijft de contributie voor het gehele boekjaar geheel verschuldigd.

 

Procedure aan- en afmelding activiteiten

Artikel 7

  1. Communicatie over activiteiten, aan- en afmeldingen verlopen via e-mail, de nieuwsbrief, de LinkedIn-pagine (https://www.linkedin.com/groups/2667725/) en de website.
  2. Aanmelden voor een event dient bij voorkeur te geschieden via de website, tenzij dit om de een of andere reden niet mogelijk is. In dat geval kan deze persoon zich aanmelden per e-mail (info@dwire.nl).
  3. Indien voor bepaalde activiteiten slechts plek is voor een maximaal aantal deelnemers dan zal dit worden medegedeeld in de uitnodiging. Plaatsing van de inschrijving geschiedt dan op basis van volgorde van binnenkomst waarbij leden voorrang genieten boven introducees. Bij over inschrijving zal een wachtlijst worden gehanteerd.
  4. Aan- en afmelden voor een activiteit kan tot uiterlijk de datum die wordt genoemd in de uitnodiging voor de desbetreffende activiteit, onder andere in verband met het doorgeven van het aantal deelnemers aan de catering. Bij latere aan- en afmeldingen beslist het bestuur.
  5. Na sluiting van de inschrijftermijn kan men zich nog per e-mail richten tot het bestuur. Er zal dan gekeken worden of het alsnog mogelijk is om deel te nemen. Deelname kan dan niet worden gegarandeerd.
  6. Aan een aanmelding kunnen geen rechten worden ontleend; pas na ontvangst van een bevestiging (per e-mail), is de deelname definitief.
  7. Iedereen die zich heeft aangemeld wordt verwacht aanwezig te zijn op de activiteit.
  8. Indien een deelnemer zich voor een activiteit had aangemeld en zonder zich tijdig af te melden niet komt opdagen, dan geldt dit als een no-show. Er kunnen gemaakte kosten per niet-verschenen lid in rekening worden gebracht, mits dit in de uitnodiging staat vermeld.
  9. Het bestuur heeft de bevoegdheid om van bovenstaande procedure af te wijken.

 

Artikel 8.      Kascommissie

  1. Conform artikel 12 lid 2 van de statuten wordt door de alge­mene verga­de­ring een kascommissie ingesteld.
  2. De kascommissie bestaat uit ten minste twee leden. Er geldt geen maximum voor het aantal leden.
  3. De kascommissie doet onderzoek van de rekening en verantwoording over het lopende, dan wel verstreken boekjaar van het bestuur. De kascommissie is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en beschei­den van de penning­meester na te zien.. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.
  4. Indien de kascommissie van mening is dat het onderzoek bijzondere boekhoudkundige kennis vereist, dan kan de kascommissie zich door een deskundige doen bij staan op laste van de vereniging.
  5. Na controle van de rekening en verantwoording door de kascommissie, brengt de kascommissie op de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen en wordt de jaarrekening ter vaststelling voorgelegd aan de algemene vergadering. Vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering strekt tot kwijting van het bestuur.
  6. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

 

Overige commissies

Artikel 9

  1. Behoudens de kascommissie is het bestuur – conform artikel 11 van de statuten – bevoegd commissies in te stellen, daartoe leden te benoemen en te ontslaan en de werkwij­ze van die commis­sies vast te leggen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het bestuur.
  2. De commissie benoemt zelf een voorzitter van de commissie, die communiceert met en rapporteert aan het bestuur.
  3. Het bestuur is bevoegd om de door commissies gemaakte kosten voor vergaderingen te vergoeden. Het bestuur zal – in overleg met de desbetreffende commissie – aangeven voor welk bedrag er jaarlijks maximaal mag worden gedeclareerd aan verblijfkosten. Hierbij wordt in ieder geval uitgegaan van de volgende maximumbedragen en aantallen:

 

Activiteit Bedrag per persoon Maximum aantal keer per kalenderjaar
Lunch € 15 2 x per jaar
Diner € 40 2 x per jaar waarvan 1x per jaar met het bestuur
Borrel / koffie / thee € 10 6 x per jaar

 

De commissie dient een daarvoor bestemd declaratieformulier met de factuur onder vermelding van de aanwezige commissieleden, activiteit en bankrekeningnummer van de persoon aan wie het gehele bedrag kan worden overgemaakt, aan de penningmeester te sturen.

  1. De reis- en parkeerkosten van een commissielid komen voor rekening van het commissielid zelf, tenzij andersluidende afspraken zijn gemaakt met het bestuur.
  2. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behou­dens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de op­dracht is vol­bracht of ingetrokken.
  3. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastge­legd.
  4. Elke commissie rappor­teert ten minste twee keer per kalen­der­jaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het or­gaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
  5. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of ten­ minste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
  6. Een commissie is verantwoording schuldig aan de bestuurder die de portefeuille houdt waar de desbe­tref­fende commissie onder valt.

 

Kosten bestuur

Artikel 10

  1. De door het bestuur gemaakte reis- en verblijfkosten voor vergaderingen of anderszins zullen worden vergoed door de vereniging. Hierbij zal worden uitgegaan van de volgende maximumbedragen en aantallen:

 

Activiteit Bedrag per persoon Maximum aantal keer per kalenderjaar
Lunch € 15 4 x per jaar
Diner € 40 3 x per jaar waarvan 1 x per jaar met de commissies
Borrel / koffie / thee € 10 Zo vaak als nodig geacht

 

  1. De door het bestuur noodzakelijk gemaakte reiskosten, komen niet voor vergoeding in aanmerking, tenzij vooraf anders is vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

 

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Artikel 11

  1. Het bestuur draagt er zorg voor dat er op kosten van de vereniging een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering – eventueel aangevuld met een rechtsbijstandsverzekering - wordt afgesloten.

 

Attenties

Artikel 12

  1. Bij evenementen wordt voor actieve leden, sprekers, organisatoren en andere betrokkenen, een attentie verstrekt voor een bedrag van maximaal € 25 per attentie, met uitzondering van die personen die voor hun bijdrage reeds een (geldelijke) vergoeding krijgen. Het bestuur bepaalt – eventueel in overleg met een commissie - de hoogte van de attentie en aan wie er een attentie wordt verstrekt.
  2. Attenties worden niet verstrekt in geld, maar in de vorm van goederen (denk aan: bloemen, wijn, waardebon). Het geven of krijgen van een attentie is geen automatisme. Men kan hier geen rechten aan ontlenen. Het bestuur beslist, na overleg met de leden die het evenement organiseren, per gebeurtenis wie wel en wie geen attentie krijgt.

 

Sponsoring

Artikel 13

  1. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

 

Privacy Richtlijn

Artikel 14

  1. De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De vereniging verwerkt de persoonsgegevens van de leden omdat de leden deze zelf aan de vereniging hebben verstrekt.
  2. Contactgegevens: info@dwire.n
  3. De volgende persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt:
  • Voor- en achternaam
  • Bedrijfsnaam en functie
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Correspondentie adres

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit regelement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit regelement beschreven doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt als:

  • De betrokkene voor de verwerking toestemming heeft gegeven;
  • Foto’s en NAW gegevens worden geplaatst in mailings en op onze website, tenzij de betrokkene hier bezwaren tegen heeft.
  1. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die de vereniging (niet) verwerkt, zijn informatie over iemands godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, BSN-nummer of strafrechtelijke informatie.
  2. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@dwire.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
  3. De vereniging vraagt elk lid om toestemming bij aanmelding via de DWIRE website als lid, om haar persoonsgegevens op de website op te slaan, toegankelijk te maken voor de overige leden via een login code om toegang te kunnen krijgen tot de ledenlijst en aan te wenden voor de DWIRE gerelateerde doelstellingen.
  4. De vereniging verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doelen:
  • Verzenden van onze nieuwsbrief.
  • Het factureren van lidmaatschapsgeld en indien van toepassing, overige te innen gelden betrekking hebbend op DWIRE evenementen en/of sponsor activiteiten.
  • Informatieverstrekking en in het bijzonder voor uitnodigingen voor bijeenkomsten zoals de ALV.
  • Het ontvangen van email berichten van DWIRE betrekking hebbende op een nieuwsbrief, uitnodiging en vastgoed-branche gerelateerde algemene informatie.
  • Plaatsen van foto’s van evenementen op de website.
  1. De vereniging neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van de vereniging) tussen zit. De vereniging gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
    Windows office pakket, WordPress en Mailchimp. Als er informatie via de mail gedeeld worden met meerdere personen tegelijkertijd, dan zullen de begunstigden vermeld staan in de BCC, zodat email adressen niet algemeen bekend worden.
  2. De vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. De vereniging hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: zolang een persoon lid is van de vereniging. Indien het lidmaatschap van een lid is geëindigd, zal de vereniging de persoonsgegevens niet langer dan 6 maanden bewaren (in verband met de afhandeling van eventuele niet-betaalde facturen), behalve als de wet een ander termijn aangeeft.
  3. De vereniging verkoopt de persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de organisatie van events voor de vereniging of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De vereniging gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. De vereniging verstrekt geen informatie aan leden onderling, tenzij het lid waarvan deze informatie verstrekt wordt hier uitdrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.
  4. Leden hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben leden het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de vereniging en hebben leden het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat leden bij de vereniging een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens waarover de vereniging van de leden beschikt in een computerbestand naar dat lid of een ander, door het lid genoemde organisatie, te sturen. Een lid kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@dwire.nl. De vereniging wil de leden er tevens op wijzen dat leden de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
  5. De vereniging neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking (datalekken) en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als een lid de indruk heeft dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@dwire.nl.

 

Slotbepalingen

Artikel 15

  1. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
  2. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement behoeft de gewone meerderheid van de algemene vergadering.
  3. Bij strijdigheid tussen de statuten en dit huishoudelijk reglement, prevaleren de statuten.
  4. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.